2015年11月25日上午，为保障良乡校区报告厅新装设备、家具的正常、有序使用，国有资产管理处在良乡校区报告厅召开设备、家具使用协调会。学生处处长吕素香，后勤管理处副处长马韬光、杨立功，国有资产管理处处长王晓华、副处长张斌，三个部门相关科室负责人参加协调会，现场查看报告厅家具和新装设备使用情况。

经过全面查看及现场协商沟通，三个部门同志一致认为：要进一步加强对良乡报告厅家具、设备的使用管理，以更好服务学校中心工作，保障报告厅的正常使用。现场会同时明确了各部门责任：

国资处：负责协调设备供应商对场馆设施管理人的培训工作，要求供应商拿出培训计划，与设施管理人共同签字确认完成培训工作；督促供应商尽快调试好设施使用过程中出现的问题，如视频磨合过程中的显示问题，无线麦克稳定性问题等；督促供应商配合后勤做好A厅照明设施的线路保护工作；本周末对A厅地面阶梯的压条进行全面更换；配备A、B厅专用笔记本及相关设备等。

后勤处：负责报告厅日常使用管理，对设备、家具的使用负有监管、保护责任，对旧有家具及时履行报废处置手续，保证报告厅的正常使用；积极参加报告厅设施的培训，确保相关技能的掌握，并于年底做好设施设备的交接工作；负责报告厅老化照明的更新；负责协调A厅侧边顶端漏雨地带的修复等。

学生处：作为使用主体，要加强对学生使用家具、设备的指导和管理，要遵守场馆规定，爱护公共财物，保证学校资产的安全和完整；各项活动要履行报批手续，提前报至场馆负责人处进行登记备案，并对要使用的视频、音频做好前期准备工作，活动组织后要填写使用情况表，对使用情况进行如实评价。

会后，国资处一行又前往艺术楼B座实验室、图书馆、文科实践中心等单位，实地查看相关项目的进展情况及报废物资的具体情况，对存在问题明确设备管理科加快报废处置进度，协调相关单位解决。